Friday, May 6, 2011
Pengorganisasian Pesan-pesan Bisnis
3:03 PM | Posted by
bowosuksesA. Hal-halyang Menyebabkan Pesan-pesan Tak Terorganisasi dengan Baik
Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikanoleh pimpinan kepada para bawahannya, kadang kala tidak terorganisasi denganbaik. Hal ini menjadikan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaranatau hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendakinya. Tidakterorganisasinya pesan dengan baik dapat disebabkan oleh beberapa hal sebagaiberikut:
1. Bertele-tele,dengan kata lain pesan-pesan awal terlalu bertele-tele, sehingga pembacamemerlukan waktu yang cukup lama untuk memahami maksud pesan yang disampaikan.
2. Memasukkanbahan-bahan yang tidak relevan, adanya informasi yang tidak relevan akanmembuang waktu dan juga dapat membuat pesan yang disampaikan menjadi tidakjelas serta sulit dipahami.
3. Menyajikanide-ide secara tidak logis, hal ini akan menyebabkan audiens sulit untukmemahami poin-poin penting yang disampaikan, sehingga komunikasi akan tidaklancar.
4. Informasipenting kadang kala tidak tercakup di dalam pembahasan, karena asyik membahashal-hal yang hanya bersifat pendukung saja, poin-poin yang seharusnyamemperoleh porsi bahasan lebih besar menjadi terabaikan.
B. PentingnyaPengorganisasian yang Baik
Dengan mengatur ide secara logis, berurutan, dan tidakbertele-tele, ide yang tersampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan informasi,motivasi maupun praktis bagi audiens. Mengorganisasi pesan secara baik adalahsuatu tantangan bagi komunikator. Untuk dapat mengorganisasi pesan dengan baik,ada 4 hal yang perlu diperhatikan, yaitu:
a. Subjekdan tujuan harus jelas.
b. Semuainformasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.
c. Ide-ideharus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.
d. Semuainformasi yang penting harus sudah tercakup.
Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantuaudiens memahami pesan yang disampaikan, membantu audiens menerima pesan,menghemat waktu audiens, dan mempermudah pekerjaan komunikator.
C. PengorganisasianPesan-pesan Melalui Outline
1. Mendefinisikandan Mengelompokkan Ide-ide
Apabila menyusun pesan yang panjang dan kompleks,outline sangat diperlukan. Outline akan membantu memvisualisasikan hubunganantara bagian yang satu dengan bagian yang lainnya. Susunan outline secaragaris besar dapat digolongkan ke dalam 3 kelompok:
a. Mulailahdengan ide pokok
Ide pokok akan membantu dalam menetapkan tujuan danstrategi umum dari suatu pesan.
b. Nyatakanpoin-poin pendukung yang penting
Poin-poin pendukung akan memperkuat tentang ide-idepokok yang kita tentukan.
c. Ilustrasidengan bukti-bukti
Memberikan ilustrasi dengan mengemukakan bukti-buktiyang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti-bukti yang disajikan, outineyang dibuat akan menjadi semakin baik.
2. MenentukanUrutan dengan Rencana Organisasional
Untuk dapat menentukan urutannya, ada 2 pendekatanpenting, yaitu:
a. PendekatanLangsung (deduktif)
Ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti denganbukti-bukti pendukungnya.
b. PendekatanTidak Langsung (induktif)
Bukti-bukti muncul terlebih dahulu, kemudian diikutidengan ide pokoknya.
Kedua pendekatan dasar tersebut dapat diterapkan baikuntuk pesan singkat (memo dan surat), maupun pesan formal (laporan, usulan, danpresentasi). Untuk memilih diantara kedua alternatif, harus dianalisis terlebihdahulu bagaimana reaksi audiens terhadap maksud atau tujuan dan pesan-pesanyang akan disampaikan.
Setelah dianalisis kemungkinan reaksi para audiens danmemilih suatu pendekatan umum, maka dapat dipilih rencana organisasional yangpaling cocok sebagai berikut:
a. DirectRequest
Direct request dapat berupa surat maupun memo. Bilapara audiens akan menjadi tertarik atau memiliki hasrat yang luar biasa, dapatdigunakan permintaan langsung (direct request). Oleh karena itu, permintaanlangsung menggunakan pendekatan langsung, karena langsung pada poin yangdituju.
b. Pesan-pesanRutin, Good News, atau Goodwill
Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill lebihcocok dengan menggunakan pendekatan langsung.
c. Pesan-pesanBad News
Pendekatan yang diterapkan pada pesan bad news adalahpendekatan tidak langsung. Jika mempunyai berita yang kurang menyenangkan,sebaiknya ditempatkan pada bagian pertengahan surat dengan menggunakan bahasayang halus.
d. Pesan-pesanPersuasif
Bila audiens benar-benar sangat tidak tertarikterhadap pesan-pesan yang disampaikan, dapat digunakan dengan cara yang tidaklangsung. Sehingga perlu membuka pikiran audiens dengan melakukan persuasisehingga mereka dapat memahami fakta yang ada.
Secara umum, mengorganisasi laporan dan presentasi secaraanalitis yang didesain kearah suatu kesimpulan tertentu, lebih sulit. Manakalatujuannya adalah untuk melakukan kolaborasi dengan audiens di dalam memecahkansuatu masalah atau melakukan persuasi untuk suatu tindakan tertentu, harusdipilih suatu rencana organisasional yang memberikan argumen secara logis.
Labels:
Komunikasi Bisnis
Subscribe to:
Post Comments (Atom)
0 comments:
Post a Comment