A. PemahamanKonsep Komposisi

Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi 3 tahap, yaitu:

1.    Perencanaan,proses perencanaan meliputi 3 tahapan penting yang perlu penting yang perludiperhatikan, yaitu mendefinisikan tujuan, menganalisis audiens, dan memilihsaluran dan media komunikasi yang akan digunakan.

2.    Pengorganisasian,proses ini dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf, dan memilihilustrasi yang diperlukan untuk mendukung ide pokok bahasannya. Perludiperhatikan bagaimana menggunakan kata-kata, kalimat, paragraf yang sederhana,mudah dipahami, dimengerti, dan dilaksanakan oleh si penerima pesan.

3.    Revisi,kalau ternyata belum sesuai, perlu dilakukan pengecekan sekaligus revisi atauperbaikan seperlunya, sehingga apa yang telah direncanakan sebelumnya dapatdicapai seefektif mungkin.

B.  PenentuanTujuan

1.    Mengapatujuan harus jelas, tujuan yang jelas akan membantu mengarahkan untuk mencapaitujuan yang dikehendaki. Di samping itu, penentuan tujuan yang jelas bagi suatuorganisasi akan dapat membantu proses membantu pengambilan keputusan yangmencakup, antara lain:

a.    Keputusanuntuk meneruskan pesan

b.    Keputusanuntuk menanggapi audiens

c.                  Keputusanuntuk memusatka isi pesan

d.    Keputusanuntuk menetapkan media yang akan digunakan

2.    Tujuankomunikasi bisnis

Secara umum ada 3 tujuan komunikasi bisnis, yaitu:

a.    Memberiinformasi, adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisniskepada pihak lain.

b.    Melakukanpersuasi, adalah melakukan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikandapat dipahami dengan baik dan benar.

c.                  Melakukankolaborasi, adalah melakukan kerja sama antara seseorang dengan orang lain.

3.    CaraMenguji Tujuan

Penentuan tujuan yang baik tentunya harus mudahdiaplikasikan dalam dunia nyata. Oleh karena itu, untuk menguji apakah suatutujuan tersebut sudah baik atau belum, diperlukan pengujian dengan 4 pertanyaansebagai berikut:

a.    Apakahtujuan tersebut realistik? (Dalam arti bahwa ide atau gagasan yang hendakdisampaikan dapat disesuaikan dengan kemampuan yang ada, seperti kemampuanfinansial, manajerial, sumber daya, dan teknis operasional)

b.    Apakahwaktunya tepat? (Dalam menyampaikan suatu ide atau gagasan, hendaknyadipertimbangkan masalah ketepatan waktu)

c.                  Apakahorang yang mengirimkan pesan sudah tepat? (Ketidaktepatan dalam menentukansiapa yang layak untuk menyampaikan suatu pesan akan berpengaruh terhadapefektivitas penyampaian suatu pesan)

d.    Apakahtujuannya selaras dengan tujuan organisasi perusahaan? (tujuan penyampaiansuatu pesan hendaknya mengacu pada tujuan organisasi secara keseluruhan)

C.  AnalisisAudiens

1.    CaraMengembangkan Profil Audiens

a.    Menentukanukuran dan komposisi audiens

b.    Siapaaudiensnya

c.                  Reaksiaudiens

d.    Tingkatpemahaman audiens

e.    Hubungankomunikator dengan audiens

2.    CaraMemuaskan Audiens akan Kebutuhan Informasi

a.    Temukanatau cari apa yang diinginkan oleh audiens

b.    Antisipasipertanyaan yang tidak diungkapkan

c.                  Berikansemua informasi yang diperlukan

d.    Pastikanbahwa informasinya akurat

e.    Tekankanide-ide yang paling menarik bagi audiens

3.    CaraMemuaskan Kebutuhan Motivasional Audiens

Beberapa jenis pesan bertujuan memotivasi audiensuntuk mau mengubah perilaku mereka. Akan tetapi, pemberian motivasi ini seringkali mengalami hambatan. Hal ini disebabkan kecenderungan dari audiens untuktidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang baru. Salah satu cara untukmengatasinya adalah dengan memberikan argumentasi yang bersifat rasional.Meskipun pendekatan dengan menggunakan argumentasi ini , merupakan cara yangbaik untuk menarik audiens, perlu juga untuk mencoba menggunakan pendekatanemosi audiens.

D. PenentuanIde Pokok

Topik dan ide pokok merupakan 2 hal yang berbeda.Topikadalah subjek pesan yang lebih luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataantentang suatu topik, yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebutsehingga dapat diterima oleh audiens. Dalam suatu surat pendek atau memo, idepokok mungkin jelas. Namun, dalam surat yang kompleks, menentukan ide pokok,hal-hal penting yang harus diperhatikan adalah:

1.    Teknikcurah pendapat, yaitu memberikan keleluasaan pikiran untuk mencari berbagaikemungkinan menguji berbagai alternatif dengan mempertimbangkan tujuan,audiens, dan fakta yang ada.

2.    Pembatasancakupan, yaitu ide pokok dari pesan-pesan selebihnya disesuaikan dengan waktuyang tersedia sehingga poin-poin yang penting tidak sampai terabaikan.

E.  SeleksiSaluran dan Media

1.    Komunikasilisan

Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan adalahkemampuan memberikan umpan balik dengan segera. Saluran ini digunakan bilapesan yang disampaikan sederhana, tidak diperlukan catatan permanen, danaudiens dapat dibuat lebih nyaman. Komunikasi lisa mencakup antara lainpercakapan antara 2 orang atau lebih, pembicaraan lewat telepon, wawancarakerja, pertemuan kelompok kecil, seminar, dan presentasi lainnya.

2.    Komunikasitertulis