Tuesday, April 26, 2011
TEKNIK NEGOSIASI
5:57 AM | Posted by
bowosuksesI. PENGANTAR
Seringkaliorang awam akan menangkap kesan bahwa negosiasi merupakan istilah lain untukmengatakan “keterlibatan dalam konflik”. Namun menurut Oxford Dictionarynegosiasi didefinisikan sebagai : “pembicaran dengan orang lain denganmaksud untuk mencapai kompromi atau kesepakatan.
Untukmengatur atau mengemukakan ”Istilah-istilah lain kerap digunakan pada prosesini seperti : pertawaran, tawar-menawar, perundingan, perantaraan atau barter.
Dengankata lain negosiasi adalah kegiatan yang dilakukan untuk mencapai suatu keadaanyang dapat diterima kedua belah pihak. Negosiasidiperlukan ketika kepentingan seseorang atau suatu kelompok tergantung padaperbuatan orang atau kelompok lain yang juga memiliki kepentingan-kepentingantersebut harus dicapai dengan jalan mengadakan kerjasama.
Negosiasi adalah pertemuan antara dua pihak dengan tujuanmencapai kesepakatan atas pokok-pokok masalah :
1. Yang penting dalam pandangan keduabelah pihak
2. Dapat menimbulkan konflik di antarakedua belah pihak
3. Membutuhkan kerjasama kedua belahpihak untuk mencapainya.
Dalam konteks bisnis/ kerja, negosiasi terjadi antara :
1. Majikan dan karyawan (upah, fasilitas)
2. Duta penjualan dengan pembeli diseputar harga dan kontrak
3. Departemen sehubungan dengan alokasisumber daya
Negosiasi tidaklah untuk mencari pemenang dan pecundang; dalam setiapnegosiasi terdapat kesempatan untuk menggunakan kemampuan sosial dan komunikasiefektif dan kreatif untuk membawa kedua belah pihak ke arah hasil yang positifbagi kepentingan bersama. (RonLudlow & Fergus Panton 2000 : 141 – 142)
II. PENTINGNYA SIKAP TERHADAP PERSELISIHANDAN KONFLIK
Negosiator yang berhasil memiliki sikap yang positif.Mereka dapat memandang konflik sebagai sesuatu yang normal dan konstruktif.Ketrampilan yang mereka gunakan untuk memecahkan konflik bukanlah “sulap”.Ketrampilan tsb dapat dipelajari.
Sikap kita selalu penting, dan ini terutama berlaku dalambernegosiasi. SIKAP mempengaruhi sasaran kita, dan sasaran mengendalikan caraorang bernegosiasi. Cara kita bernegosiasi menentukan hasilnya.
III. MENGEMBANGKAN FILOSOFI SAMA-SAMAMENANG DALAM NEGOSIASI
Masing-masing pihak di dalam suatu negosiasi tentu inginmenang. Negosiasi yang berhasil berakhir dengan sesuatu yang dibutuhkan olehkedua pihak. Setiap kali seorang negosiatormengancangi suatu situasi pertawarandengan gagasan, “ Saya harus menang, dan benar-benar tidak peduli tentang pihaklawan”, maka bencana pun sudah diambang pintu.
Konsep negosiasi sama-sama menang tidak sekadardidasarkan pada pertimbangan etika. Pihak yang mengakhiri suatu negosiasidengan perasaan bahwa ia telah tertipu mungkin berusaha membalas dendam belakangan.
Negosiasi sama-sama menang secara sederhana adalah“bisnis yang baik”. Ketika pihak-pihak yang berkepentingan di dalam suatuperjanjian merasa puas dengan hasilnya, mereka akan berusaha membuat perjanjianitu berhasil, tidak sebaliknya. Mereka pun akan bersedia untuk bekerjasama satu sama lain pada masa datang. Barangkali anda bertanya, “Bagaimana sayabisa menang di dalam suatu negosiasi bila saya membolehkan pihak lawan jugamemenuhi kebutuhan mereka?”. Jawaban pertanyaan ini terletak pada kenyataanbahwa orang yang berbeda mempunyai kebutuhan yang berbeda.
Bagi sebagian orang, kata kompromi mempunyai maknayangnegatif. Bagi yang lain, kata ini menggambarkan prinsip beri/ terima yang perludalam kehidupan sehari-hari. Umumnya tidak mungkin untuk mendapatkan sesuatusecara gratis – tampaknya selalu ada harga atau konsesi yang harus dibuat untukmenerima apa yang anda inginkan. Kata kompromi secara sederhana berarti membuatdan/atau menerima konsesi (kelonggaran) (Robert B. Maddux 1991 : 12 – 16)
Keberhasilan negosiasi pada intinya dapat ditingkatkandengan sudut pandang pendekatan yang tepat. Bagian-bagian berikut memberikan tuntunanyang memadai di bawah sub-sub judul :
1. Pokok masalah yang dinegosiasikan
Waspadai adanya beberapa konteks dimana negosiasi tidaktepat untuk diadakan :
1). Menegosiasikan syarat-syaratperdagangan yang telah ditentukan oleh perusahaan dengan aturan yang tegas
2). Menegosiasikan pokok-pokok yangmengabaikan peraturan mengenai diskriminasi ras, jenis kelamin, ataudiskriminasi lainnya.
3). Menegosiasikan prosedur dantata-tertib perusahaan
4). Menegosiasikan keputusan perusahaanyang telah diumumkan.
5). Mengadakan negosiasi ketika semuapihak tidak hadir
2. Persiapan Negosiasi
Setelah memastikan persoalan yang dapat Andanegosiasikan, maka selanjutnya adalah menentukkan apa yang Anda ingin capai,dan dengan siapa, pada setiap tahap negosiasi. Kenalilah tujuan-tujuan Anda, faktor-faktoryang sangat penting, dan hal-hal yang dapat Anda relakan dalam kondisitertentu. Hanya setelah Anda menentukkan sasaran Anda, maka dapat dimulaimempersiapkan negosiasi.
Dengan waktu yang Anda miliki, usahakanlah untukmengetahui sebanyak-banyaknya tentang pihak lain :
1). Apakah dia independen atau bagian darisuatu tim?
2). Apakah dia memiliki wewenang untukmembuat keputusan tanpa harus mengadakan rujukan balik?
3). Jenis orang seperti apakah dia?
4). Bagaimana tingkat pengalamannyasebagai seorang negosiator?
5). Jenis pendekatan apa yang mungkindigunakan untuk mencapai hasil terbaik?
6). Apakah kepentingan-kepentingannya, dandengan urutan prioritas yang bagaimana?
7). Perilaku seperti apa yang dapat Andaharapkan dari orang tersebut?
3. Mencapai suasana yang tepat
Suasana diciptakan dalam waktu yang sangat singkat :beberapa detik atau menit. Suasana dipengaruhi oleh hubungan antara pihak-pihakpada waktu lampau, harapan mereka saat ini, sikap persepsi, dan keahlian yangmereka miliki dalam bernegosiasi. Suasana dipengaruhi oleh konteksi pertemuan,lokasi, penataan tempat duduk, tingkat formalitas, penataan ‘domestik’.
Pada periode ice-breaking, Anda hendaknya berupaya untukmenciptakan suasana yang hangat, bersahabat, penuh kerja sama, dan praktis.Komunikasi verbal maupun non verbal (seprti kontak mata) yang bersahabat dapatmembantu menciptakan kondisi yang membuat orang-orang termotivasi untukbekerjasama ; demikian pula sebalinya.
4. Taktik-Taktik Negosiasi
Negosiator yang berpengalaman akan mencari kerjasama dalamtopik-topik yang netral; negosiator yang mencari kekuasaan, akan berusaha untukmengetahui kekuatan dan kelemahan Anda, serta prioritas dan perhatian Anda.
Setelah menentukan tujuan-tujuan Anda, strategi dankekuatan relatif tawar menawar Anda, pendekatan apa yang Anda ingin gunakandalam proses negosiasi? Taktik-taktik apa yang akan Andagunakan?
1). Apakah Anda membuka dengan mengajukanpermintaan-permintaan Anda terlebih dahulu atau belakangan ?
2). Bagaimana Anda mengambil inisiatif ?
Ø dengan bersiteguh atau tidak mauberkompromi?
Ø Dengan mengajukan argumen yang kuat,bersungguh-sungguh untuk mencapai hasil yang adil ?
3). Rencana cadangan apa yang Anda milikiuntuk menghadapi hal-hal yang tidak diharapkan ?
Ø Menghentikan negosiasi? Kembali padaunsur pokok untuk mendapatkan tuntunan? Menyetujui, tetapi kemudian tidakmenepati kesepakatan tersebut? Apakah konsekuensi dari setiap tindakan ini dalamjangka pendek/ dalam jangka panjang, dalam kaitan dengan kredibilitas Anda dankekuatan tawar menawar pihak lain?
4). Apakah yang Anda ketahui mengenaiindividu-individu dalam tim lain? Kekuatan dan kelemahan mereka? Kepribadianmereka? Apakah mereka memilih gaya tertentu yang dapat Anda serang?
5). Bagaimana kemahiran mereka dalammenggertak? Bagaimana dengan kemahiran Anda sendiri?
Ø Apakah gertakan merupakan taktik yangbermanfaat dalam situasi tertentu?
6). Apakah Anda yakin dapat membedakanantara fakta, opini, asumsi, dan rumor? Akankah pihak lain menerima fakta-faktayang Anda miliki?
7). Bagaimana Anda dapat menjualkeuntungan-keuntungan proposal Anda dengan sebaik-baiknya?
8). Bagaimana Anda dapat menjelaskandengan sebaik-baiknya konsekuensi-konsekuensi yang tidak menyenangkan apabilapihak lain menolak usul Anda?
9). Bagaimana Anda menangani kelemahanproposal/ argumen Anda?
10). Apakah argumen Anda masuk akal /logis, atau lebih bersifat emosional? Atau di antara keduanya?
Ø Dimana Anda dapat menggunakan salahsatu argumen di atas dengan sebaik-baiknya.
11). Kapan saat terbaik untuk mengajukanproposal Anda? Bagaimana agar Anda dapat menggunakan waktu yang tersedia dengansebaik-baiknya?
12). Dimana Anda ingin negosiasi tersebutdiadakan? Dikandang sendiri? Di kandang mereka (lawan)? Di tempat netral?
13). Siapakah yang Anda inginkan untukmemimpin pertemuan? Anda atau mereka?
14). Bagaimana seharusnya tingkat realitaspermintaan pertama Anda? Anda ingin mengajukan suatu permintaan pembukaan? ataumenggunakan pendekatan problem solving ?
15). Pada tahap apa sebaiknya Andamemberikan informasi? atau menahannya?
16). Apakah Anda memiliki kemampuan teknis/know how dalam menegosiasikan pokok-pokok persoalan secara efektif? di manaAnda dapat memperoleh dukungan dalam bidang tersebut, jika perlu?
17). Apakah Anda memiliki kemampuan sosialdalam mengelola hubungan Anda dengan pihak lain?
Berkali-kali laporan media massa dipenuhi dengan berita-beritaemosional, seperti negosiasi mengalami ‘jalan buntu’/ deadlock ,tuntutan-tuntutan, walk-out, dsb. Situasi-situasi semacam itu sebagian besarterjadi karena pihak-pihak yang bernegosiasi bersikeras menyatakan dan mempertahankanposisi mereka, jelas, dalam situasi demikian negosiasi sama sekali tidak akan mencapaikemajuan. Pendirian ini lebih sering disertai kepentingan pihak-pihak yangdilalaikan, dengan hasil kesepakatan akhir yang tidak memuaskan pihak manapun.
Oleh karena itu, golden rule dalam bernegosiasi adalahselalu menegosiasikan kepentingan bukan pendirian (position); jangan mengambilsuatu pendirian kecuali jika hal itu bermanfaat bagi kepentingan-kepentingantsb. Bukan tujuan-tujuan pribadi anda dalam negosiasi – Andaadalah seorang duta bukan seorang individu.
5. Gaya-GayaNegosiasi
Dalam gaya negosiasi dapat dijelaskan dalam dua dimensi,yaitu arah dan kekuatan.
1). Arah berbicara tentang cara kitamenangani informasi.
Ø Mendorong (push) : memberiinformasi, mengajukan usul, melalaikan kontribusi orang lain, mengkritik,bertindak sebagai pengganggu – semua taktik yang berlaku tergantung sifat dan konteksnegosiasi.
Ø Menarik (pull) : mengajukanpertanyaan untuk mendapatkan informasi, meminta saran,
Ø memastikan pemahaman, memintakejelasan, menyatakan perasaan kita.
2). Kekuatan berbicara tentang keluwesankita untuk beranjak dari kedudukan kita yang semula.
Ø Bersikap keras : kita ingin menangberapapun harganya, tidak akan mengalah atau mundur, tidak akan menerimatawaran apapun – kita mengejar sasaran yang tinggi.
Ø Bersikap lunak : kita mengalah,ragu-ragu, sulit untuk berkata tidak, menyesuaikan diri. sasaran yang kitakejar rendah. Kita dapat mengambil sikap keras dalam beberapa persoalandan bersikap lunak dalam persoalan-persoalan yang lain : hal ini memberikanpetunjuk jelas mengenai hasil yang menjadi prioritas.
6. Mencari Penyelesaian
Dalam mencari penyelesaian, tujuan Anda hendaknya agarkedua pihak memperoleh kemenangan, atau seburuk-buruknya dinyatakan seri.Analogi berikut ini adalah contoh pilihan-pilihannya.
Ø KALAH/KALAH Singkirkan kue tsb agartidak satu pihakpun mendapatkannya.
Ø MENANG/KALAH Berikan kue tsb kepadasalah satu pihak atau iris dengan tidak sama rata. Se-Iris kue tsb tepat ditengah-tengah
Ø MENANG/MENANG Buat dua buah kue atau buatkue yang jauh lebih besar. Temukan dulu kepentingan yang sama, baru kemudianmencari kepentingan yang saling bersaing dengan metode berikut :
Ø Ciptakan suasana yang memampukan keduapihak untuk sebanyak mungkin mengemukakan buah pikiran yang relevan bagia suatupemecahan. Hindari penilaian dini sehingga semua buah pikiran telahdikemukakan.
Ø Pusatkan perhatian pada masalah, bukanpada pribadi yang terlibat.
Ø Ketahui apa yang hendak Anda capai.
Ø Jangang menanggapipertanyaan-pertanyaan retoris yang dimanfaatkan untuk mendukung kedudukan,bukan untuk mengemukakan kepentingan.
7. Situasi fall back
Sering terjadi dalam negosiasi pihak-pihak yang terlibattidak mencapai kemajuan dalam negosiasi, betapapun besar keinginan kedua pihakuntuk mencapai suatu solusi. Maka Anda perlu mempersiapkan dan menerapkan BATNA(suatu situasi dimana Anda berada dalam posisi harus mencapai kesepakatan,dan mitra Anda menyadari hal tsb).
BATNA = BEST ALTERNATIF TO A NEGOSIATED AGREEMENT atau Alternatif Terbaikuntuk Mencapai Kesepakatan melalui Negosiasi (Fisher dan Urg, Getting to Yes,Hutchinson
Denganadanya BATNA, anda mungkin tertolong untuk meneruskan negosiasi secara felksibelyaitu :
Ø Mengetahui alternatif terbaik dari kegagalan mencapaikepentingan utama Anda.
Ø Memperkirakan nilai BATNA Anda dalam hubungan dengantawaran terbaik yang ada.
Contoh :
Dalam negosiasi harga dengan seorang pembeli, Andadisiapkan (dan diijinkan) untuk memberikan rabat hingga 20 % harga yangditawarkan. Anda membuka penjualan dengan rabat 10 %, yang segera ditolak, danditawar 30 %. Sebenarnya, pihak lain bersedia menerima 10 %, namun Anda tidakmengetahui hal itu. Di sini terjadi tumpang tindih posisi fall back, jadi hasiloptimal jatuh dalam taksiran realistis kedua pihak mengenai kesepakatan yangdapat dicapai dan hasil antara 15 % hingga 20 % dapat disepakati.
Besar rabat yang akhirnya disepakati tergantung pada :
1. Kelihaian penjualmaupun pembeli dalam bernegosiasi
2. Berapa banyakyang dibutuhkan penjual untuk melepaskan penjualan.
3. Tingkat desakankebutuhan pembeli terhadap barang tsb.
8. Perilaku DalamNegosiasi
Dalam negosiasi seringkali kita berhadapan dengan denganorang-orang yang lebih suka mempertrahankan pendirian yang kaku, dengan gayagaris keras, tanpa menyadari adanya alternatif yang lebih efektif. Jika hal initerjadi, petunjuk berikut perlu Anda perhatikan :
1). Pertahankan pendekatan yang sopan danprofesional
2). Jangan membalas perilaku yang tidakmenyenangkan
3). Terus menegosiasikan kepentingan Anda,sambil bertanya tentang alasan pendirian mereka dan cobalah untukmemperlihatkan kelemahan pendirian mereka dengan diskusi yang logis dan masuk akal.
4). Mintalah pandangan dan kritikanterhadap pendirian Anda, sarankan lawan Anda untuk mencoba melihat situasi darisudut pandang Anda.
5). Pusatkan pada permasalahan yang sedangdibahas
6). Jangan tanggapi serangan yang bersifatpribadi dan tidak masuk akal dengan tetap berdiam diri.
7). Mintalah kriteria, alasan-alasan,data-data pendukung, kesimpulan atau petunjuk yang obyektif.
8). Perlihatkan antusiasme Anda untuk suatusolusi yang adil dan ungkapkan kembali kesediaan Anda untuk mencapai danmenyetujui kriteria yang obyektif.
9). Perhatikan tanda-tanda adanyakerjasama dan beri dukungan, sambutan, pujian, dan kepastian bahwa kerjasamaakan menjadi pusat perhatian Anda.
10). Secara periodik buatlah ringkasanbidang-bidang yang telah mencapai kesepakatan, dengan memperlihatkan antusiasmeAnda pada langkah-langkah yang telah berhasil membawa kesepakatan.
11). Jangan menanggapi trik-trik berikut :
Ø Serangan terhadap pribadi, nama orang,dll
Ø Komentar-komentar yang menyesatkan,rumor, dan kebenaran yang tidak utuh.
Ø Pertanyaan-pertanyaan retoris
Ø Hal-hal yangmenyerempet bahaya
Ø Tuntutan yang tinggi dan mustahil
Ø Sarkasme
Ø Upaya-upaya untuk membuat Anda stress
Ø Diperkenalkannya pada menit terakhirorang baru yang berwenang membuat keputusan, setelah sebelumnya Anda mendapatpenjelasan bahwa Anda tengah bernegosiasi dengan pembuat keputusan.
12). Jika semua upaya gagal, bersiaplahuntuk menunda diskusi. Gunakan waktu penundaaan untuk :
Ø Menurunkan ketegangan
Ø Mempelajari kembali pokok-pokok yangtelah disetujui dan item-item yang belum dibahas
Ø Mempelajari kembali situasi negosiasi
Ø Mengamati lebih lanjut mitra negosiasiAnda.
Ø Mencari persetujuan atau otorisasilebih lanjut yang mungkin Anda butuhkan.
9. MengakhiriNegosiasi
Untuk memantau perkembangan negosiasi, hal-hal berikutperlu diperhatikan :
Ø Apakah semua pihak memahami denganjelas apa yang telah disepakati?
Ø Apakah semua pihak berkomitmenterhadap kesepakatan tsb?
Ø Apakah diperlukan pertemuan lain untukmembahas pokok-pokok yang kecil atau yang besar?, kapan?
Ø Bagaimana perasaan kedua pihakterhadap kesepakatan yang telah dibuat? Apakah dirasa adil?
Ø Apakah kita puas? Apakah justru kitasaling mengecam? Saling mempertahankan pendirian ? kecewa?
Labels:
Komunikasi Bisnis
Subscribe to:
Post Comments (Atom)
0 comments:
Post a Comment