Tuesday, April 26, 2011
KOMUNIKASI DALAM SEBUAH ORGANISASI
5:36 AM | Posted by
bowosuksesOleh : Hidayatullah,SE.,MM
1. Pengantar
2. Proses Komunikasi[Organisasi]
a. Komunikasi Internaldan Eksternal
b. Komunikasi NonVerbal [Kial/Gestur/Isyarat badaniah/Bergambar/Ekspresi wajah, dll]
3. Peran KomunikasiKolaboratif dalam Organisasi Bisnis
4. Hambatan-hambatanKomunikasi
5. Menjadi PendengarYang Efektif [Materi tersendiri]
6. Saluran KomunikasiFormal dan Informal [Materi tersendiri]
1. PENGANTAR
Organisasi atau Organizationatau bersumber dari kata kerja bahasa Latin Organizare ! to form as or into a whole consisting ofinterdependent or coordinatedparts [membentuk sebagai atau menjadi keseluruhan dari bagian-bagian yangsaling bergantung atau terkoordinasi]
Evert M. Rogers dan Rekha Agarwala Rogersdalam bukunya Communications
in Organization "a stable system ofindividuals who work togather to achieve, through a hierarchy of ranks and divisionof labour, common goals"
[Suatu sistem yang mapan dari mereka yangbekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui suatu jenjang kepangkatandan pembagian tugas]
Robert Bonnington dan Berverd E. Needles, Jr.dalam bukunya Modern Business : A Systems Approach Organization is the meansby which management coordinates material and human resources through the designof a formal structure of tasks and authority
[Organisasi adalah sarana dimana manajemen mengkoordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusiamelalui polastruktur formal dari tugas-tugas dan wewenang]
Ditinjau dari aspek Business, organisasiadalah sarana manajemen [ditinjau dari aspek kegiatannya, bukanstruktur].
"Tujuan organisasi TIDAKMUNGKIN tercapai tanpa manajemen. "Manajemen TIDAK MUNGKIN ada tanpa organisasi. Manajemenada, jika ada tujuan yang akan dicapai atau diselesaikan.
Korelasi antara IlmuKomunikasi dengan organisasi terletak pada peninjauannya yang terfokuskepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi.
a. Bentuk komunikasi apa yang terjadi
b. Metode dan teknik apayang dipakai
c. Media apa yang dipakai
d. Bagaimana prosesnya, danfaktor apa saja penghambatnya.
Tujuan utama dalammempelajari komunikasi adalah memperbaiki organisasi. Memperbaiki organisasibiasanya ditafsirkan sebagai “memperbaiki hal-hal untuk mencapai tujuan manajemen”.Dengan kata lain, orang mempelajari komunikasi organisasi organisasi untuk menjadimenajer yang lebih baik. Sebagian penulis berpendapat bahwa manajemen adalah komunikasi.Seringkali teori tradisional dan petunjuk mengenai organisasi dan komunikasi organisasiditulis dari suatu perspektif manajerial dan sangat menekankan suatu pandangan obyektif.
Karenanya, sayamemandang studi komunikasi organisasi sebagai landasan kuat bagi karier dalammanajemen, pengembangan sumber daya manusia, dan komunikasi perusahaan, dan tugas-tugaslain yang berorientasikan manusia dalam organisasi.
2. Definisi FungsionalKomunikasi Organisasi
KomunikasiOrganisasi dapat didefinisikansebagai pertunjukkan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yangmerupakan bagian suatu organisasi tertentu.
Suatu organisasiterdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam hubungan\hierarkis antara yangsatu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.
Gambar di bawah inimelukiskan konsep suatu sistem komunikasi organisasi. Garis yang putus-putus melukiskangagasan bahwa hubungan-hubungan ditentukan secara alami; hubunganhubungan itujuga menunjukkan bahwa struktur suatu organisasi bersifat luwes dan mungkin berubahsebagai respons terhadap kekuatan-kekuatan lingkungan yang internal daneksternal.
Gambar 1.1 SistemKomunikasi Organisasi
Komunikasi organisasiterjadi kapan pun, setidak-tidaknya satu orang yang menduduki suatu jabatandalam suatu organisasi menafsirkan suatu pertunjukkan. Karena fokusnya adalah komunikasidi antara anggota-anggota suatu organisasi. Analisi komunikasi organisasi menyangkutpenelaahan atas banyak transaksi yang terjadi secara simultan.
Unit Komunikasi
Suatu sistemdidefinisikan oleh Pool [1973] sebagai “setiap entitas berkelanjutan yang mampuberada dalam dua keadaan atau lebih” . Dalam suatu sistem komunikasi, keadaanitu adalah hubungan antara orang-orang. Dalam suatu sistem komunikasiorganisasi keadaan tsb adalah hubungan antara orang-orang dalamjabatan-jabatan [posisi-posisi] . Unit mendasar komunikasi organisasiadalah seseorang dalam suatu jabatan. Orang bisa disosialisasikan oleh jabatan,menciptakan suatu lingkaran yang lebih sesuai dengan keadaan jabatan, pada saatyang sama jabatan tsb dipersonalisasikan, menghasilkan suatu figur atau gambaryang sesuai dengan keadaan orang tsb.
Bila kita melihat apa yangterjadi ketika seseorang terlibat dalam komunikasi, kita menemukan bahwaterdapat dua bentuk umum tindakan yang terjadi :
a. Penciptaan pesan atau,lebih tepatnya, penciptaan pertunjukkan [to display menurut RandomHouse Dictionary of The English Language 1987 : anda membawa sesuatu untukdiperhatikan seseorang atau orang lain; menyebarkan seseuatu sehingga sesuatutsb dapat terlihat secara lengkap dan menyenangkan] .
b. Penafsiran pesan ataupenafsiran pertunjukkan [to intepret : menguraikan atau memahamisesuatu dengan suatu cara tertentu].
Gambar 1.2 melukiskankedua proses ini dengan membagi orang yang berperilaku tsb dengan
garis bergerigi.
Gambar 1.2 Suatu UnitKomunikasi
Contoh : Ketika anda berpakaian warna merah di pagi hari,anda menciptakan pertunjukkan bagi diri anda sendiri. Anda menempatkan dirianda sendiri, atau setidaknya apa yang anda rasa anda pikirkan mengenai dirianda sendiri, sehingga terpandang jelas. Anda menempatkan diri anda sendiridalam suatru posisi yang menyenangkan bagi pengamatan tertentu. Pakaian anda, perhiasan, dan hiasan wajah merepresentasikan dirianda sendiri kepada orang lain.
Ada aksioma komunikasiyang berbunyi “seseorang tidak dapat tidak berkomunikasi[A person cannot not communicate]” [Smith and Williamson, 1977, hlm.61].
Secara teknis, seseorang tidak dapatmenghindari untuk menunjukkan pesan. Apa yang anda tunjukkan atau tempatkansehingga terlihat jelas memang merepresentasikan anda. Anda adalah “suatupertunjukkan pesan yang berjalan”. Hal yang sama dapat diterapkan kepada kantoratau hotel anda. Kantor atau hotel adalah suatu pertunjukkan-pesan bagi merekayang mengunjunginya
3. PROSES KOMUNIKASI ORGANISASI
a. KOMUNIKASI INTERNAL
Pertukaran gagasan di antara paraadministrator dan karyawan dalam suatu perusahaan, dalam struktur lengkap yangkhas disertai pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal di dalamperusahaan, sehingga pekerjaan berjalan [operasi dan manajemen] [lihat skemaInternal Audience]
Dua dimensi komunikasiinternal :
1). KOMUNIKASI VERTIKAL
Komunikasi dari pimpinanke staff, dan dari staf ke pimpinan dengan cara timbal balik [two waytraffic communication]. "Downward Communication komunikasi atas kebawah.
Contoh : pimpinanmemberikan instruksi, petunjuk, informasi, penjelasan, perintah, pengumuman,rapat, majalah intern [lihat contoh skema]
"Upward communication ! dari bawah ke atas. Contoh staf memberikan laporan,saran-saran, pengaduan, kritikan, kotak saran, dsb kepada pimpinan [lihatcontoh skema]
Hambatannya adalah apabila saluran komunikasidalam organisasi tidak berjalan atau digunakan sebagaimana mestinya, karena halini berpengaruh terhadap operasional organisasi [perusahaan]. Organisasiterdiri atas sejumlah orang; melibatkan keadaan saling bergantung;kebergantungan memerlukan koordinasi; koordinasi mensyaratkan komunikasi. Interkasi antara pimpinan organisasi [topmanajer dengan middle manager] denganaudience di luar organisasi.
Manajer = pemimpinorganisasi [swasta, BUMN atau pemerintah] peranannya dapat berpengaruh terhadapinternal public [karyawan] dan external public [di luarorganisasi, tetapi ada pengaruhnya]
1. Peranan Antarpersona [InterpersonalRole]
" Peranan Tokoh [figurheadrole]
" Peranan Pemimpin [leaderrole]
" Peranan Penghubung [liaisonrole]
2. Peranan Informasional[Informational Role]
" Peranan Monitor [monitorrole]
" Peranan Penyebar [disseminatorrole]
" Peranan Jurubicara [spokesmanrole]
3. Peranan Memutuskan [DecisionalRole]
" Peranan Wiraswasta [enterpreneurrole]
" Peranan PengendaliGangguan [distrurbance handler role]
" Peranan Penentu Sumber [resourceallocator role]
" PerananPerunding [negotiator role]
MODEL PROSESKOMUNIKASI ANTAR-PRIBADI
JOHARI'S WINDOW
I
OPEN AREA
Known by ourselves and
known by others
II
BLIND AREA
[blindspot]
Known by others, not known
by ourselves
Diketahui
orang lain
III
HIDDEN AREA
[tedeng aling-aling/ facade]
Known by ourselves but not
known by others
IV
UNKNOW AREA
[tidak diketahui]
Not known by ourselves and
not know by others
Tidak diketahui
orang lain
Diketahui diri sendiriTidak diketahui diri sendiri
Prof . Harry Ingham and Joseph Luft ., OfHuman Interaction, National Press Books, Palo Alto California,
1969
2). KOMUNIKASI HORISONTAL
Komunikasi mendatar, antara anggota staf dengan anggotastaf. Berlangsung tidak formal, lain dengan komunikasi vertikal yang formal.
Komunikasi terjadi tidakdalam suasana kerja ! employee relation dan sering timbul rumours, grapevine, gossip
3). KOMUNIKASI DIAGONAL [CROSS COMMUNICATION]
Komunikasi antarapimpinan seksi/bagian dengan pegawai seksi/bagian lain.
b. KOMUNIKASI EKSTERNAL
Komunikasi antara pimpinan organisasi[perusahaan] dengan khalayak audience di luar organisasi. [lihat skema ekternal audience] "Komunikasi dari organisasi kepada khalayak ! bersifat informatif
Majalah, Pressrelease/ media release, Artikel surat kabar atau
majalah, Pidato, Brosur,Poster, Konferensi pers, dll
" Komunikasi dari khalayakkepada organisasi
5
Komunikasi Kolaboratif dalam OrganisasiBisnis
To meet the challenge in the workplace todayrequires.
Setiap staf pada bagian manapun seharusnya :
# Relationship Oriented ! Networking ! sinergi
# Service Focused ! berpikir pada pelayanan
# Customer Commited ! mempunyai komitmen pd pelanggan
# Facilitative [media saluran/pendukung]
# Forward Thinking ! berpikir kedepan
# Value Added [nilai tambah ! selalu berusaha mengupdatekemampuan komunikasi]
# Team Driven [serba tim] and leaders [mampu tampilsebagai pemimpin]
3. HAMBATAN KOMUNIKASI
"Hambatan Teknis
Keterbatasan fasilitas dan peralatankomunikasi. Dari sisi teknologi, semakin
berkurang dengan adanya temuan baru dibidangkemajuan teknologi
komunikasi dan informasi, sehingga salurankomunikasi dapat diandalkan
dan efesien sebagai media komunikasi.
Menurut Cruden dan Sherman dalambukunya Personel Management, 1976,
jenis hambatan teknis dari komunikasi :
# Tidak adanya rencana atau prosedur kerja yang jelas
# Kurangnya informasi atau penjelasan
# Kurangnya ketrampilan membaca
# Pemilihan media [saluran] yang kurang tepat.
"Hambatan Semantik
Gangguan semantik menjadi hambatan dalamproses penyampaian
pengertian atau idea secara secaraefektif. Definisi semantik sebagai studi
atas pengertian, yang diungkapkan lewatbahasa.
Kata-kata membantu proses pertukaran timbalbalik arti dan pengertian
[komunikator dan komunikan], tetapiseringkali proses penafsirannya keliru.
TIDAK ADANYA hubungan antara Simbol [kata]dan apa yang disimbolkan
[arti atau penafsiran], dapat mengakibatkankata yang dipakai ditafsirkan
sangat berbeda dari apayang dimaksudkan sebenarnya.
Untuk menghindari miskomunikasi semacam ini, seorang komunikator
HARUS memilih kata-katayang tepat sesuai dengan karakteristik
komunikannya, danmelihat kemungkinan penafsiran terhadap kata-kata yang
dipakainya.
" Hambatan Manusiawi
Terjadi karena adanyafaktor, emosi dan prasangka pribadi, persepsi,
kecakapan atauketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan alat-alat
pancaindera seseorang,dll.
Menurut Cruden danSherman :
# Hambatan yang berasaldari perbedaan individual manusia.
Perbedaan persepsi,perbedaan umur, perbedaan keadaan emosi, ketrampilan mendengarkan,
perbedaan status,pencairan informasi, penyaringan informasi.
# Hambatan yangditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi.
Suasana iklim kerjadapat mempengaruhi sikap dan perilaku staf dan efektifitas komunikasi
organisasi.
Labels:
Komunikasi Bisnis
Subscribe to:
Post Comments (Atom)
0 comments:
Post a Comment